Faire newsletter : astuces pour une communication efficace en événementiel

Imaginez une newsletter qui non seulement atterrisse dans la boîte de réception de vos abonnés, mais qui les incite véritablement à s’inscrire à votre prochain événement. Une newsletter qui crée l’excitation, fournit des informations précieuses et renforce votre marque. C’est le potentiel d’une newsletter événementielle bien exécutée.

Bien que les réseaux sociaux et les sites web soient des outils essentiels pour la communication événementielle, la newsletter reste un canal souvent sous-estimé. Pourtant, elle offre un niveau de contrôle et de personnalisation que d’autres plateformes ne peuvent égaler. Les newsletters mal conçues, avec un contenu générique ou un faible taux d’ouverture, ternissent l’image de ce canal pourtant si puissant.

Pourquoi la newsletter reste un atout majeur en événementiel ?

Dans cette section, nous allons explorer en profondeur pourquoi la newsletter demeure un outil indispensable pour les professionnels de l’événementiel. Malgré l’essor des réseaux sociaux et d’autres canaux de communication, la newsletter offre des avantages uniques et une efficacité prouvée, particulièrement lorsqu’elle est intégrée dans une stratégie globale. L’optimisation de la communication événementielle passe aussi par une newsletter bien pensée.

Avantages et spécificités de la newsletter en événementiel

La newsletter, en tant qu’outil de communication, se distingue par plusieurs atouts majeurs qui la rendent particulièrement adaptée au secteur événementiel. Sa capacité à cibler précisément les audiences, à contrôler le message et à établir une relation durable avec les abonnés en font un allié précieux pour la promotion et la gestion d’événements de toutes tailles.

• Ciblage précis et segmentation de l’audience : La newsletter permet de toucher des prospects qualifiés en fonction de leurs centres d’intérêt, de leur historique de participation et de leur localisation. Imaginez une newsletter dédiée aux passionnés de concerts de musique classique dans la région parisienne, avec des offres exclusives et des informations pertinentes sur les prochains événements. Le ciblage précis est un atout majeur pour la communication événementielle.
• Contrôle du message : Contrairement aux réseaux sociaux, où les algorithmes peuvent limiter la portée de vos publications, la newsletter vous donne un contrôle total sur le message que vous envoyez à vos abonnés. Vous êtes le maître du contenu et de la manière dont il est présenté.
• Relation privilégiée et durable avec les abonnés : La newsletter permet de créer un lien de confiance avec vos abonnés en leur fournissant régulièrement du contenu de qualité et des informations exclusives. Cette relation privilégiée favorise la fidélisation et encourage la participation à vos événements.
• Mesure précise des performances : Les outils d’emailing permettent de suivre en temps réel les performances de vos newsletters (taux d’ouverture, clics, conversions). Ces données précieuses vous aident à optimiser vos campagnes et à améliorer leur efficacité.
• Complémentarité avec les autres canaux : La newsletter ne remplace pas les réseaux sociaux ou le site web, mais elle les complète parfaitement. Elle peut être utilisée pour rediriger les abonnés vers votre site web ou pour les inciter à suivre vos pages sur les réseaux sociaux.

La newsletter à chaque étape de l’événement

L’efficacité d’une newsletter événementielle réside dans sa capacité à s’adapter aux différentes phases de l’événement. De l’annonce initiale à la phase de suivi post-événement, la newsletter peut jouer un rôle crucial à chaque étape du processus, en informant, en engageant et en incitant à l’action.

• Pré-événement : Annonce de l’événement, teasing avec des visuels attrayants et des informations partielles, inscriptions early bird avec des réductions exclusives, présentation des intervenants vedettes avec leurs biographies et photos, sondages interactifs pour connaître les attentes des participants et adapter le programme en conséquence. Un calendrier éditorial type pourrait inclure :
  • J-60 : Annonce de l’événement et ouverture des inscriptions early bird.
  • J-45 : Présentation des premiers intervenants.
  • J-30 : Focus sur les thématiques abordées lors de l’événement.
  • J-15 : Rappel des inscriptions early bird et présentation du programme détaillé.
  • J-7 : Dernier rappel avant l’événement et informations pratiques.
• Pendant l’événement : Informations pratiques mises à jour en temps réel (changements de salle, annulations), rappel du programme du jour avec les horaires précis, opportunités de networking facilitées par la présentation des participants inscrits et des offres de covoiturage, concours exclusifs pour les abonnés à la newsletter avec des cadeaux à gagner, interviews en direct des intervenants diffusées via la newsletter. Imaginez un flux live intégré à la newsletter, affichant les photos et les tweets des participants avec le hashtag officiel de l’événement.
• Post-événement : Remerciements chaleureux aux participants pour leur présence et leur engagement, partage des photos et vidéos les plus marquantes de l’événement, sondages de satisfaction transformés en mini-jeux pour augmenter le taux de participation et obtenir des retours précieux, offres exclusives pour les prochains événements réservées aux participants de l’édition précédente, contenu récapitulatif (bilan chiffré, moments forts, interviews clés).

Les ingrédients d’une newsletter événementielle percutante

La conception d’une newsletter événementielle performante repose sur une combinaison d’éléments clés, allant de l’objet accrocheur au design attractif, en passant par un contenu pertinent et une segmentation efficace de l’audience. Chaque détail compte pour capter l’attention des abonnés et les inciter à s’engager. L’emailing événementiel nécessite une attention particulière à chaque détail.

Soigner l’objet et le pré-header

L’objet et le pré-header sont les premières choses que vos abonnés verront dans leur boîte de réception. Ils doivent être suffisamment accrocheurs pour susciter la curiosité et inciter à l’ouverture. Un objet mal rédigé peut condamner votre newsletter à finir à la corbeille, même si le contenu est excellent.

• Être clair et concis : Évitez les objets trop longs ou ambigus. Un objet clair et direct est plus susceptible d’attirer l’attention.
• Utiliser des mots-clés pertinents : Incluez des mots-clés liés à votre événement pour que les abonnés comprennent immédiatement de quoi il s’agit.
• Créer un sentiment d’urgence : Utilisez des expressions comme « places limitées » ou « date limite d’inscription » pour encourager les abonnés à agir rapidement.
• Personnaliser l’objet : Ajoutez le nom de l’abonné ou d’autres informations personnalisées pour rendre l’objet plus attractif.
• Tester différentes formulations : Utilisez l’A/B testing pour comparer différentes formulations d’objet et déterminer celle qui fonctionne le mieux.

Voici une liste de verbes d’action percutants et spécifiques à l’événementiel :

• Découvrez
• Réservez
• Participez
• Assistez
• Explorez
• Rencontrez
• Vivez
• Profitez
• Rejoignez

Un contenu engageant et pertinent

Une fois que vos abonnés ont ouvert votre newsletter, il est essentiel de leur offrir un contenu engageant et pertinent qui répond à leurs attentes. Un contenu de qualité est la clé pour maintenir l’intérêt et inciter à l’action. Un contenu de qualité est indispensable pour une communication événementielle réussie.

• Définir une ligne éditoriale claire et cohérente : Choisissez un ton et un style qui correspondent à votre marque et à votre événement.
• Privilégier le contenu visuel : Utilisez des images, des vidéos et des GIFs pour rendre votre newsletter plus attractive.
• Adapter le contenu à chaque segment d’audience : Personnalisez le contenu en fonction des centres d’intérêt et des besoins de chaque segment d’abonnés.
• Varier les formats : Proposez des articles, des interviews, des témoignages et des jeux concours pour diversifier le contenu et maintenir l’intérêt.
• Apporter de la valeur ajoutée : Offrez des conseils, des astuces et des informations exclusives à vos abonnés.

N’hésitez pas à encourager les abonnés à partager leurs photos, commentaires et tweets liés à votre événement. Intégrer ce contenu généré par les utilisateurs dans votre newsletter renforce l’engagement et crée un sentiment de communauté.

Un design attractif et responsive

Le design de votre newsletter joue un rôle crucial dans l’expérience utilisateur. Un design attractif et professionnel inspire confiance et encourage la lecture. De plus, il est impératif que votre newsletter s’affiche correctement sur tous les appareils, en particulier sur mobile.

• Adopter une charte graphique cohérente : Utilisez les couleurs, les polices et les logos de votre marque pour créer une identité visuelle forte.
• Optimiser l’affichage sur mobile : Assurez-vous que votre newsletter est responsive et s’adapte à la taille de l’écran de chaque appareil.
• Utiliser des polices lisibles et une mise en page aérée : Facilitez la lecture en utilisant des polices claires et en espaçant les paragraphes.
• Mettre en avant les appels à l’action : Utilisez des boutons clairs et visibles pour inciter les abonnés à s’inscrire, à acheter des billets ou à visiter votre site web.
• Tester l’affichage sur différents clients de messagerie : Vérifiez que votre newsletter s’affiche correctement sur Gmail, Outlook, Yahoo Mail, etc.

Avant d’envoyer votre newsletter, voici une checklist des éléments essentiels à vérifier :

• Objet et pré-header optimisés
• Contenu engageant et pertinent
• Design attractif et responsive
• Appels à l’action clairs et visibles
• Liens fonctionnels
• Orthographe et grammaire impeccables
• Affichage correct sur différents clients de messagerie

L’importance de la segmentation et de la personnalisation

La segmentation et la personnalisation sont des techniques essentielles pour augmenter l’efficacité de vos newsletters. En ciblant les bons abonnés avec le bon message, vous pouvez significativement améliorer vos taux d’ouverture, de clics et de conversion.

• Collecter des données pertinentes sur les abonnés : Demandez à vos abonnés leurs centres d’intérêt, leurs préférences et leur historique de participation à vos événements.
• Segmenter l’audience en fonction de ces données : Créez des groupes d’abonnés en fonction de leurs caractéristiques communes.
• Personnaliser le contenu en fonction des segments : Adaptez le message, les offres et les visuels à chaque segment d’audience.
• Utiliser des outils d’automatisation marketing : Automatisez l’envoi de newsletters personnalisées en fonction du comportement des abonnés.

Voici quelques exemples concrets de segments d’audience possibles en événementiel :

Segment d’audience	Type de contenu à adresser
Participants aux éditions précédentes	Offres exclusives pour les nouveaux événements, remerciements personnalisés, contenu récapitulatif des éditions passées.
Intéressés par un type d’événement spécifique (ex : concerts)	Annonces de concerts à venir, interviews d’artistes, playlists musicales.
Abonnés résidant dans une zone géographique particulière	Informations sur les événements locaux, offres spéciales pour les résidents.

Optimiser et analyser vos performances : la clé du succès

L’envoi de newsletters ne doit pas être une action isolée, mais plutôt une partie intégrante d’un processus d’optimisation continue. En choisissant les bons outils d’emailing, en analysant les indicateurs clés de performance et en mettant en place des tests A/B, vous pouvez améliorer constamment l’efficacité de vos campagnes et maximiser leur impact. La newsletter événementielle, pour maximiser son potentiel, doit être constamment optimisée.

Choisir les bons outils d’emailing

Le choix de la plateforme d’emailing est crucial pour la réussite de vos campagnes de newsletter. De nombreuses options sont disponibles sur le marché, chacune avec ses propres fonctionnalités, ses avantages et ses inconvénients. Il est important de choisir une plateforme qui répond à vos besoins spécifiques et à votre budget. Voici quelques critères à considérer :

• Facilité d’utilisation : L’interface doit être intuitive et facile à prendre en main, même pour les débutants.
• Segmentation avancée : La plateforme doit permettre de segmenter facilement votre audience en fonction de critères variés.
• Automatisation marketing : Recherchez des fonctionnalités d’automatisation pour envoyer des emails personnalisés en fonction du comportement des abonnés.
• A/B testing : La plateforme doit proposer des outils d’A/B testing pour optimiser vos objets, vos contenus et vos appels à l’action.
• Reporting : Analysez en détail les performances de vos campagnes grâce à des rapports clairs et complets.
• Intégrations : Vérifiez que la plateforme s’intègre facilement avec vos autres outils marketing (CRM, site web, etc.).
• Support client : Un support client réactif et compétent est essentiel pour vous aider en cas de problème.
• Prix : Comparez les prix des différentes plateformes et choisissez celle qui correspond à votre budget.

Plateforme	Principales fonctionnalités	Prix indicatif
Mailchimp	Segmentation, automatisation, A/B testing, reporting, intégration avec de nombreuses applications.	Gratuit (jusqu’à 2000 contacts), payant à partir de 11€/mois.
Sendinblue	Email marketing, SMS marketing, chat, CRM.	Gratuit (jusqu’à 300 emails/jour), payant à partir de 19€/mois.
Brevo (ex Sendinblue)	Automatisation marketing, emails transactionnels, SMS, WhatsApp, Chat, CRM, Marketing platform	Gratuit (jusqu’à 300 emails/jour), payant à partir de 19€/mois.
Mailjet	Email marketing, emails transactionnels, collaboration en équipe.	Gratuit (jusqu’à 6000 emails/mois), payant à partir de 13€/mois.

Avant de choisir une plateforme, évaluez attentivement votre budget, la taille de votre liste d’abonnés et les fonctionnalités dont vous avez besoin. N’hésitez pas à tester plusieurs plateformes avant de prendre une décision.

Analyser les indicateurs clés de performance (KPIs)

Le suivi et l’analyse des KPIs sont indispensables pour comprendre l’efficacité de vos newsletters et identifier les points à améliorer. Les principaux KPIs à surveiller sont :

• Taux d’ouverture : Pourcentage d’abonnés qui ont ouvert votre newsletter.
• Taux de clics : Pourcentage d’abonnés qui ont cliqué sur un lien dans votre newsletter.
• Taux de conversion : Pourcentage d’abonnés qui ont réalisé une action souhaitée (inscription, achat, etc.) après avoir cliqué sur un lien dans votre newsletter.
• Taux de désinscription : Pourcentage d’abonnés qui se sont désinscrits de votre liste. Un taux de désinscription élevé peut indiquer un problème avec votre contenu ou votre fréquence d’envoi.

Le taux d’ouverture peut être amélioré en optimisant l’objet et le pré-header, en choisissant le bon moment pour l’envoi et en segmentant votre audience. Le taux de clics peut être amélioré en proposant un contenu engageant et attractif, en utilisant des appels à l’action clairs et en optimisant le design de votre newsletter. Le taux de conversion peut être amélioré en optimisant vos landing pages, en proposant des offres attractives et en assurant un suivi des conversions.

A/B testing : l’expérimentation au service de l’optimisation

L’A/B testing est une méthode d’expérimentation qui consiste à comparer deux versions d’un élément (objet, visuel, appel à l’action) pour déterminer laquelle est la plus performante. Cette technique est essentielle pour optimiser vos newsletters et maximiser leur impact. Voici quelques exemples concrets :

• Objet de l’email : Testez deux objets différents pour voir lequel génère le plus d’ouvertures. Par exemple, comparez « Dernière chance : -20% sur votre inscription ! » avec « Ne manquez pas notre événement exceptionnel ! ».
• Heure d’envoi : Envoyez la même newsletter à deux groupes d’abonnés à des heures différentes (par exemple, 9h et 17h) pour déterminer l’heure idéale d’envoi.
• Placement des boutons d’inscription : Testez différents emplacements pour le bouton d’inscription (en haut de la newsletter, au milieu, en bas) pour voir lequel génère le plus de clics.
• Type de visuel : Comparez l’utilisation d’une image avec une vidéo pour voir lequel est le plus engageant.
• Appel à l’action : Testez différents libellés pour le bouton d’appel à l’action (« Je m’inscris » vs « Réserver ma place ») pour identifier celui qui convertit le mieux.

Pour mener à bien un A/B testing, définissez un objectif clair, testez un seul élément à la fois et analysez les résultats avec rigueur. N’oubliez pas que l’A/B testing est un processus continu qui vous permet d’améliorer constamment vos campagnes de newsletter. L’A/B testing est un élément clé pour une communication événementielle optimisée.

Transformez votre communication événementielle grâce à la newsletter

La newsletter, loin d’être un outil dépassé, se révèle être un allié puissant pour les professionnels de l’événementiel qui souhaitent maximiser leur impact et atteindre leurs objectifs. En suivant les astuces et les conseils présentés dans cet article, vous serez en mesure de créer des newsletters percutantes qui captivent l’attention de votre audience, augmentent les inscriptions à vos événements et fidélisent vos participants. N’oubliez pas que la clé du succès réside dans l’optimisation continue et l’adaptation aux besoins de votre public cible.